2023年组织会议，其实没想象的那么简单

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组织会议，其实没想象的那么简单

参加会议很容易，只要做好会议记录就可以了。但是组织会议看起来很容易，其实还是挺复杂。笔者以前在政府办工作，办文、办会、办事是基本功，今天就聊聊组织会议那些事。 
  


会前 



要准备会议方案，拟定会议召开的时间、地点、主持人、参会范围、会议议程，准备好主持词、讲话稿。做好方案后，一定要请领导审核把关，再通知。通知会议要记清楚接电话的人，以免出现未接到电话的借口。通知内容一般为“您好！我是XXX单位，这里有个会议通知，XXX时间，XXX领导在XXX地方，主持召开XXX会议，要求部门负责人参加，提前15分钟入场”。给领导通知后，别忘了给领导发短信提醒，内容一般为“姓名+职务，您好。XXX会议将于XXX时间在XXX地点召开，要求XXX。当然你也可以有其他的格式，但这是我最常用的。领导需要在会上发言的，一定要提请通知。还要注意座签摆放，在会场摆错座签是件丢人的事，一般遵循左大右小的原则，领导是奇数时，1号领导居中，2号领导在左手边,3号领导在右手边，依次类推。领导是偶数时，1号、2号领导同时居中，2号领导在1号领导的左手边，3号领导在右手边，依次类推。在机关工作，最好能把领导的职位及排序记下来。要做好签到，对于没有来的领导或者单位，一定要提前10分钟打电话及时提醒，会前5分钟及时的调整座签、调整人员。细节决定成败，会议的会标、音响设备也要在会前调试好。 



会中 



会议开始的时候要做好会议记录，特别是要重大的会议，一定要带录音笔。记不下来的内容，会后还需要听录音。这是最重要的，有一次笔者没参加会议也没有录音，要写会议简报，只能找参加过会议的人一一核实，工程量很大。要做好后勤保障，特别是倒水，频繁倒水影响听会，把握度很重要。要做好会议记录，做会议记录一定要抓住重点，熟悉的内容可以不记，主要记录发言要点。特别是领导会场发挥的内容要仔细的记下来。要把会场纪律维护好，会场随意走动的或者是接打电话，一定要及时提醒。 



会后 



召开会的目的一般是沟通交流、安排部署工作、推动工作落实。需要准备会议纪要的会议，会后一定要根据录音及时整理，涉及重大决策、重大资金、人事任免等内容的，一定要反复核实。需要做好宣传报道的会议，要确保时效性和保密性，……